以前タスクリストの作り方について書いたことがありますが、よく「タスクリストに優先順位をつけましょう」と言う人が多いんです。
これ自体は間違ってはいないと思うんですが、実は、どのタスクが最も重要かということは、リストを見れば、一目瞭然のことが多いんですよね。というより、重要なものは、頭の中にこびりついているから、実はいちいちタスクの一つ一つにABCというのをつけることに、あまり意味がなかったりします。
これ以外に、タスクリストに優先順位をつけることには、実は弊害があって、「優先順位の低いものをやらなくなる」ということがあると思うんですね。
例えば、「○○さんにメールを書く」というような、優先順位の低いメールがあったとしましょう。優先順位が低いということは、優先順位が高いものが終わらなければ先に進まないわけですからずっとそのままになってしまうこともあるわけです。
小さいタスクなのに、ずっと頭に残っていると、大きな仕事をする時にそれが邪魔をしてきます。「何か気になる」という状態で、仕事に集中することなどできるはずがないですよね。
なので、GTDで教えているのは、優先順位よりも文脈、ということです。
たとえば、ある仕事はコンピュータを使わなければできません。
eメール、書類作成など、こういうのはまとめてひとくくりにできるようにタスクの前に(comp)などと書きます。
銀行でお金をおろす、歯磨き粉を買う、切手を買う、などは外に出て行わなければならないタスクには、そのタスクの前に(out)などと書きます。
こうすると、コンピュータの前でする仕事、外に出てする仕事、などがひとくくりになります。小さい仕事であっても、やらなければならないという事実は変わらないので、どうせやるならひとくくりにする、ということによって、タスク処理効率が加速するわけです。
これを知って適用したときには、仕事の効率が劇的に変わったのを覚えています。
これ自体は間違ってはいないと思うんですが、実は、どのタスクが最も重要かということは、リストを見れば、一目瞭然のことが多いんですよね。というより、重要なものは、頭の中にこびりついているから、実はいちいちタスクの一つ一つにABCというのをつけることに、あまり意味がなかったりします。
これ以外に、タスクリストに優先順位をつけることには、実は弊害があって、「優先順位の低いものをやらなくなる」ということがあると思うんですね。
例えば、「○○さんにメールを書く」というような、優先順位の低いメールがあったとしましょう。優先順位が低いということは、優先順位が高いものが終わらなければ先に進まないわけですからずっとそのままになってしまうこともあるわけです。
小さいタスクなのに、ずっと頭に残っていると、大きな仕事をする時にそれが邪魔をしてきます。「何か気になる」という状態で、仕事に集中することなどできるはずがないですよね。
なので、GTDで教えているのは、優先順位よりも文脈、ということです。
たとえば、ある仕事はコンピュータを使わなければできません。
eメール、書類作成など、こういうのはまとめてひとくくりにできるようにタスクの前に(comp)などと書きます。
銀行でお金をおろす、歯磨き粉を買う、切手を買う、などは外に出て行わなければならないタスクには、そのタスクの前に(out)などと書きます。
こうすると、コンピュータの前でする仕事、外に出てする仕事、などがひとくくりになります。小さい仕事であっても、やらなければならないという事実は変わらないので、どうせやるならひとくくりにする、ということによって、タスク処理効率が加速するわけです。
これを知って適用したときには、仕事の効率が劇的に変わったのを覚えています。